Kanzleimanager (m/w/d)

Dein Karriere-Sprungbrett

Gestalte die Zukunft unserer Kanzlei aktiv mit

Mit Sicherheit mehr als du denkst.

Gestalte als verlängerter Arm der Kanzleileitung die Zukunft unserer Kanzlei aktiv mit!

In dieser Schlüsselrolle übernimmst du die operative Steuerung unserer internen Abläufe: Du definierst, gestaltest, optimierst und überwachst Prozesse ganzheitlich und sorgst für deren konsequente Umsetzung im Alltag.

VIRA Steuerberatung. Mit Sicherheit anders.

Wir sind eine innovative und inhabergeführte Steuerkanzlei in Kempten im schönen Allgäu. Unser Fokus ist die Strategieberatung für eine steueroptimierte Gesellschaftsstruktur. Dabei spezialisieren wir uns auf genau das, was unsere Mandanten für ihre Ziele brauchen. „Das haben wir schon immer so gemacht!“ wirst du bei uns nicht hören. Wir arbeiten lösungsorientiert, digital und entwickeln uns kontinuierlich weiter. Du kannst und sollst deine Ideen einbringen, damit wir gemeinsam besser werden. Bei uns gibt es keinen Umsatzdruck und auch keinen Erwartungsdruck, Überstunden zu machen. Eine gute Arbeitsatmosphäre und ein wertschätzendes Miteinander ist die Basis unserer täglichen Arbeit.

Wir suchen einen Kanzleimanager (m/w/d) bei VIRA Steuerberatung in Kempten (Allgäu). In Teilzeit oder Vollzeit (30–39 Stunden pro Woche)

an 5 Tagen/Woche, 60 % Präsenz / 40 % Remote möglich.

PS: Der Einfachheit halber verzichten wir aufs Gendern und sprechen ab hier von einem Steuerfachangestellten. Wir sind natürlich offen für alle Geschlechter.

Deine Mission: Organisation, Steuerung und Umsetzung

Gestalte als verlängerter Arm der Kanzleileitung die Zukunft unserer Kanzlei aktiv mit! In dieser Schlüsselrolle übernimmst du die operative Steuerung unserer internen Abläufe: Du definierst, gestaltest, optimierst und überwachst Prozesse ganzheitlich und sorgst für deren konsequente Umsetzung im Alltag. Du schaffst klare Strukturen, priorisierst Themen und stellst sicher, dass unsere Kanzlei effizient und zukunftsfähig aufgestellt ist – damit wir uns auf das konzentrieren können, was wirklich zählt: hochwertige steuerliche Beratung.

Deine Mission:

Als Kanzleimanager (m/w/d) bist du die operative Drehscheibe unserer Kanzlei. Du entlastest die Kanzleileitung, steuerst interne Abläufe und stellst sicher, dass Prozesse nicht nur definiert, sondern auch gelebt werden.

Die Aufgaben

Wenn du Strukturen schaffst, wo andere nur verwalten, bist du hier richtig.

Organisation & Verwaltung

Weiterentwicklung bestehender administrativer Strukturen
Inhaltliche Vorbereitung, Strukturierung und Moderation interner Meetings (inkl. Agenda, Zieldefinition und Nachverfolgung)
Rechnungsvorbereitung bis zur Freigabe
Neuanlage von Mitarbeitern inkl. Rechteadministration, Zeitkonten und Urlaub
Bestellung und Verwaltung von Hard- und Software (insbes. DATEV)
Rechteadministration für Mandanten und Mitarbeiter
Onboarding neuer Mandanten und Mitarbeiter
Enge Zusammenarbeit mit dem Sekretariat als operative Schnittstelle

Prozessmanagement & Controlling

Aufbau, Definition und operative Steuerung sämtlicher Kanzleiprozesse
Sicherstellung der konsequenten Umsetzung im Tagesgeschäft
Aktives Erkennen und verpflichtende Nutzung von KI- und Automatisierungspotenzialen
Kontrolle und Durchsetzung von Anweisungen und Checklisten
Überwachung und aktive Steuerung zentraler Kanzlei-KPIs
Identifikation von Ineffizienzen sowie Umsetzung konkreter Verbesserungsmaßnahmen
Auswahl, Einführung und Weiterentwicklung digitaler Tools (z. B. Signatur, Passwortmanagement, Kollaboration)

Team- & Projektunterstützung

Zentraler Ansprechpartner für das Team im operativen Tagesgeschäft
Unterstützung bei EDV-Themen im Sinne von „Hilfe zur Selbsthilfe“
Fachliche Steuerung und Strukturierung von Themen im Team (ohne disziplinarische Führung)
Aufbereitung fundierter Entscheidungsvorlagen für die Kanzleileitung
Eigenständige Steuerung und Umsetzung zentraler Projekte, z. B.: Migration von DATEV On-Premises in die DATEV-Cloud, Einführung und Strukturierung von SharePoint, Weiterentwicklung von KI-gestützten Lösungen (z. B. Telefonie)

Ich bin frei. Denn ich bin einer Wirklichkeit nicht ausgeliefert, sondern kann sie gestalten.

Phil Jackson

Das bringst du mit

Persönlichkeit & Arbeitsweise

Hohe Verlässlichkeit, Genauigkeit und Loyalität
Ausgeprägte Entscheidungsstärke und Umsetzungsorientierung
Fähigkeit, Themen konsequent voranzutreiben und Ergebnisse einzufordern
Souveränes Auftreten in der Schnittstelle zwischen Kanzleileitung und Team
Klare, direkte und professionelle Kommunikation
Hohe Eigenverantwortung und strukturierte Arbeitsweise
Hilfsbereitschaft im Sinne von „Hilfe zur Selbsthilfe“

Fachliche Qualifikation

Fundierte Erfahrung im Prozessmanagement und in der Organisationsentwicklung
Nachweisbare Fähigkeit, Prozesse erfolgreich in die Umsetzung zu bringen
Zwingende Kompetenz im Erkennen und Nutzen von KI- und Automatisierungspotenzialen
Erfahrung in einer koordinierenden / steuernden Rolle (z. B. Projektmanagement, Operations)
Digitale Affinität und Erfahrung mit modernen Tools
DATEV-Kenntnisse von Vorteil (Einarbeitung erfolgt)
Lösungsorientierte Denkweise und unternehmerisches Verständnis

Was dich bei VIRA erwartet?

Bei uns übernimmst du nicht nur eine Position, sondern eine zentrale Rolle beim Aufbau und der operativen Steuerung unserer Kanzlei.

Du sorgst dafür, dass Prozesse nicht nur existieren – sondern funktionieren.

Unsere Vision:

Wir schaffen Freiraum für bessere unternehmerische Entscheidungen im deutschen Mittelstand, indem wir Prozesse konsequent effizient gestalten und unsere Fachkräfte von administrativen Tätigkeiten entlasten.

Dein Beitrag sorgt konkret dafür, dass

unsere Steuerberater mehr Zeit für Beratung gewinnen
unser Team in klaren, funktionierenden Strukturen arbeitet
unsere Kanzlei nachhaltig zukunftsfähig bleibt

Rahmenbedingungen

30–39 Stunden pro Woche
Feste Anwesenheit an 5 Tagen (mind. 6 Stunden/Tag)
60 % Präsenz / 40 % Remote möglich
Enge Zusammenarbeit mit der Kanzleileitung auf Augenhöhe
Hohe Eigenverantwortung und echter Gestaltungsspielraum
Umfassende Einarbeitung (insb. DATEV)
Schnellstmöglicher Einstieg

Du hast noch offene Fragen

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Dann ist Chantal Busse deine perfekte Ansprechpartnerin.

Sende deine Fragen entweder per E-Mail an [email protected]

oder greif zum Hörer unter der Telefonnummer: +49831 5225313

Wir freuen uns auf dich!

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Wir unterstützen uns gegenseitig und nehmen uns immer wieder die Zeit für das Miteinander, beim gemeinsamen Kochen oder bei Ausflügen, Events und Feierlichkeiten.

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