Für Menschen, die mehr wollen als nur einen Kanzlei-Job

Werde das organisatorische Rückgrat unserer Kanzlei

Kanzleimanager (m/w/d)

Kanzleimanager/in

Deine Benefits bei VIRA

Bei uns übernimmst du nicht nur eine Position, sondern eine zentrale Rolle beim Aufbau und der operativen Steuerung unserer Kanzlei. Du sorgst dafür, dass Prozesse nicht nur existieren – sondern funktionieren.

PS: Zur leichteren Lesbarkeit sprechen ab hier von einem Kanzleimanager. Es sind natürlich beide Geschlechter gemeint.

Rahmenbedingungen

30–39 Stunden pro Woche
Feste Anwesenheit an 5 Tagen (mind. 6 Stunden/Tag)
Flexible Kernzeiten (Mo–Do ca. 9–12 Uhr)
60 % Präsenz / 40 % Remote möglich
Schnellstmöglicher Einstieg

So arbeiten wir

Enge Zusammenarbeit mit der Kanzleileitung auf Augenhöhe
Hohe Eigenverantwortung und echter Gestaltungsspielraum
Umfassende Einarbeitung (insb. DATEV)
Strukturierte Einarbeitung & Unterstützung im Alltag
Langfristige Perspektive in einer modernen Kanzlei

Dein Beitrag sorgt konkret dafür, dass

unsere Steuerberater mehr Zeit für Beratung gewinnen
unser Team in klaren, funktionierenden Strukturen arbeitet
unsere Kanzlei nachhaltig zukunftsfähig bleibt

Good to know

Kein Umsatzdruck, keine Überstundenkultur
Moderne digitale Prozesse & KI-Unterstützung
Eigenverantwortung & echter Gestaltungsspielraum
Persönliche Ansprechpartner statt anonymer Prozesse
Entwicklungsmöglichkeiten & Fortbildungsbudget
EGYM Wellpass / Firmenfitness
Betriebliche Altersvorsorge

MitarbeiterstimmeN

Das sagen unsere Mitarbeiter

Bei VIRA wächst du nicht nur fachlich

"Dank der kontinuierlichen Weiterbildung bei VIRA habe ich nicht nur mein Fachwissen vertieft, sondern auch gelernt, über mich hinauszuwachsen.“ — Laura

Moderne Prozesse. Menschliches Team.

„Der Mix aus digitalem #Fortschritt, echter #Gestaltungsfreiheit und einem dynamischen Team macht für mich den Unterschied. Bei VIRA kann ich aktiv an der Weiterentwicklung des Unternehmens und innovativen Mandantenlösungen mitwirken.“ – Sonja

Neue Wege statt alte Kanzleistrukturen

„Während viele Kanzleien noch in klassischen Strukturen verhaftet sind, bietet VIRA ihren Mitarbeitern die Chance, aktiv an der Weiterentwicklung des Unternehmens und innovativer Mandantenlösungen mitzuwirken, z.B. durch den Aufbau von digitalen Communities oder individuellen Beratungsmodellen.“ – Anna

Überzeugt dich auf Instagram

Über VIRA

Gestalte die Zukunft unserer Kanzlei aktiv mit

Mit Sicherheit mehr als du denkst.

Gestalte als verlängerter Arm der Kanzleiorganisation die Zukunft unserer Kanzlei aktiv mit! In dieser Schlüsselrolle übernimmst du die operative Steuerung unserer internen Abläufe: Du definierst, gestaltest, optimierst und überwachst Prozesse ganzheitlich und sorgst für deren konsequente Umsetzung im Alltag.

Unsere Mission:

Freiraum für unternehmerische Entscheidungen

VIRA Steuerberatung. Mit Sicherheit anders.

Wir sind eine innovative und inhabergeführte Steuerkanzlei in Kempten im schönen Allgäu. Unser Fokus ist die Strategieberatung für eine steueroptimierte Gesellschaftsstruktur. Dabei spezialisieren wir uns auf genau das, was unsere Mandanten für ihre Ziele brauchen. „Das haben wir schon immer so gemacht!“ wirst du bei uns nicht hören. Wir arbeiten lösungsorientiert, digital und entwickeln uns kontinuierlich weiter. Du kannst und sollst deine Ideen einbringen, damit wir gemeinsam besser werden. Bei uns gibt es keinen Umsatzdruck und auch keinen Erwartungsdruck, Überstunden zu machen. Eine gute Arbeitsatmosphäre und ein wertschätzendes Miteinander ist die Basis unserer täglichen Arbeit.

Unsere Vision:

Wir schaffen Freiraum für bessere unternehmerische Entscheidungen im deutschen Mittelstand, indem wir Prozesse konsequent effizient gestalten und unsere Fachkräfte von administrativen Tätigkeiten entlasten.

Deine Mission:

Organisation, Steuerung und Umsetzung

Wir suchen einen Kanzleimanager bei der VIRA Steuerberatungsgesellschaft in Kempten (Allgäu). In Teilzeit oder Vollzeit (30–39 Stunden pro Woche) an 5 Tagen/Woche, 60 % Präsenz / 40 % Remote möglich.

Gestalte als verlängerter Arm der Kanzleileitung die Zukunft unserer Kanzlei aktiv mit! In dieser Schlüsselrolle übernimmst du die operative Steuerung unserer internen Abläufe: Du definierst, gestaltest, optimierst und überwachst Prozesse ganzheitlich und sorgst für deren konsequente Umsetzung im Alltag. Du schaffst klare Strukturen, priorisierst Themen und stellst sicher, dass unsere Kanzlei effizient und zukunftsfähig aufgestellt ist – damit wir uns auf das konzentrieren können, was wirklich zählt: hochwertige steuerliche Beratung.

Deine Vision:

Als Kanzleimanagerbist du die operative Drehscheibe unserer Kanzlei. Du entlastest die Kanzleileitung, steuerst interne Abläufe und stellst sicher, dass Prozesse nicht nur definiert, sondern auch gelebt werden.

Die Aufgaben

Wenn du Strukturen schaffst, wo andere nur verwalten, bist du hier richtig.

Organisation & Verwaltung

Weiterentwicklung bestehender administrativer Strukturen
Inhaltliche Vorbereitung, Strukturierung und Moderation interner Meetings (inkl. Agenda, Zieldefinition und Nachverfolgung)
Rechnungsvorbereitung bis zur Freigabe
Neuanlage von Mitarbeitern inkl. Rechteadministration, Zeitkonten und Urlaub
Bestellung und Verwaltung von Hard- und Software (insbes. DATEV)
Rechteadministration für Mandanten und Mitarbeiter
Onboarding neuer Mandanten und Mitarbeiter
Enge Zusammenarbeit mit dem Sekretariat als operative Schnittstelle

Prozessmanagement & Controlling

Aufbau, Definition und operative Steuerung sämtlicher Kanzleiprozesse
Sicherstellung der konsequenten Umsetzung im Tagesgeschäft
Aktives Erkennen und verpflichtende Nutzung von KI- und Automatisierungspotenzialen
Kontrolle und Durchsetzung von Anweisungen und Checklisten
Überwachung und aktive Steuerung zentraler Kanzlei-KPIs
Identifikation von Ineffizienzen sowie Umsetzung konkreter Verbesserungsmaßnahmen
Auswahl, Einführung und Weiterentwicklung digitaler Tools (z. B. Signatur, Passwortmanagement, Kollaboration)

Team- & Projektunterstützung

Zentraler Ansprechpartner für das Team im operativen Tagesgeschäft
Unterstützung bei EDV-Themen im Sinne von „Hilfe zur Selbsthilfe“
Fachliche Steuerung und Strukturierung von Themen im Team (ohne disziplinarische Führung)
Aufbereitung fundierter Entscheidungsvorlagen für die Kanzleileitung
Eigenständige Steuerung und Umsetzung zentraler Projekte, z. B.: Migration von DATEV On-Premises in die DATEV-Cloud, Einführung und Strukturierung von SharePoint, Weiterentwicklung von KI-gestützten Lösungen (z. B. Telefonie)

Ich bin frei. Denn ich bin einer Wirklichkeit nicht ausgeliefert, sondern kann sie gestalten.

Phil Jackson

Das bringst du mit

Persönlichkeit & Arbeitsweise

Hohe Verlässlichkeit, Genauigkeit und Loyalität
Ausgeprägte Entscheidungsstärke und Umsetzungsorientierung
Fähigkeit, Themen konsequent voranzutreiben und Ergebnisse einzufordern
Souveränes Auftreten in der Schnittstelle zwischen Kanzleileitung und Team
Klare, direkte und professionelle Kommunikation
Hohe Eigenverantwortung und strukturierte Arbeitsweise
Hilfsbereitschaft im Sinne von „Hilfe zur Selbsthilfe“

Fachliche Qualifikation

Fundierte Erfahrung im Prozessmanagement und in der Organisationsentwicklung
Nachweisbare Fähigkeit, Prozesse erfolgreich in die Umsetzung zu bringen
Zwingende Kompetenz im Erkennen und Nutzen von KI- und Automatisierungspotenzialen
Erfahrung in einer koordinierenden / steuernden Rolle (z. B. Projektmanagement, Operations)
Digitale Affinität und Erfahrung mit modernen Tools
DATEV-Kenntnisse von Vorteil (Einarbeitung erfolgt)
Lösungsorientierte Denkweise und unternehmerisches Verständnis

Was dich neben freundschaftlichen Kollegen und strukturierten Aufgaben noch erwartet

✅ Persönliche und strukturierte Einarbeitung/Ausbildung

Damit du dich bei uns wohlfühlst und dich strukturiert einarbeiten kannst, erhältst du bei uns einen festen Ausbilder (Mentor) sowie Handbücher, Leitfäden, Tutorials und Checklisten. Unsere Türen und Ohren sind für dich immer offen.

💪 Partnerschaftliche und wertschätzende Arbeitsatmosphäre

Wir halten wenig von starren Hierarchien, sondern pflegen einen partnerschaftlichen und respektvollen Umgang. Gegenseitige Wertschätzung ist für uns selbstverständlich. Bei uns sind auch Fehler erlaubt, denn niemand ist perfekt. Was uns wichtig ist, ist das Lernen aus Fehlern. Damit jeder bei uns seine Stärken entfalten kann, unterstützen wir uns gegenseitig, wo es nur geht.

🕗 Flexible Arbeitszeitgestaltung

Damit dein Privatleben und deine Arbeit im Gleichgewicht sind und du beides ideal vereinen kannst, bieten wir dir flexible Arbeitszeiten. Die Kernarbeitszeit ist Montag bis Donnerstag von 9 Uhr bis 12 Uhr – ansonsten bist du frei in deiner Arbeitseinteilung und hast deine garantierte Freizeit, ohne abends noch angerufen zu werden.

🖥️ Moderner Arbeitsplatz

Damit das Arbeiten Spaß macht und du dich wohlfühlst, bieten wir dir als moderne Steuerkanzlei natürlich auch einen modernen Arbeitsplatz mit einem höhenverstellbaren Schreibtisch, zwei Bildschirmen, einem kabellosen Headset sowie einem ergonomischen Bürostuhl in einem schönen und hellen Büro.

👍 Betriebliches Mobilitätsmanagement

Damit du stressfrei zu uns kommst, stellen wir dir einen arbeitsnahen PKW-Stellplatz zur Verfügung. Falls du der Umwelt etwas Gutes tun willst und lieber mit den öffentlichen Verkehrsmitteln fahren möchtest, unterstützen wir das mit einem Jobticket. Von der Zentralen Umsteigemöglichkeit (ZUM) bist du innerhalb von drei Minuten zu Fuß bei uns. Und wenn du lieber auf zwei Rädern zu uns kommen möchtest, stellen wir dir auch die Möglichkeit eines Job-Rads zur Verfügung.

💰 Betriebliche Altersvorsorge

Nein, die gesetzliche Rente ist leider nicht mehr sicher. Deswegen möchten wir dich rechtzeitig in deiner Rentenplanung unterstützen und bieten dir eine versicherungsfreie betriebliche Altersvorsorge in Form einer Unterstützungskasse als reine Arbeitgeberleistung mit 100-prozentiger Beitragssicherheit, garantierter Verzinsung und im Fall der Entgeltumwandlung einen 100-prozentigen Arbeitgeberzuschuss neben dem reinen Arbeitgeberbeitrag. Je nach Alter und Betriebszugehörigkeit ergibt das eine Rente, die oft schon über dem gesetzlichen Rentenanspruch liegt.

😃 Jobsicherheit

Ein Job bei VIRA ist ein sicherer und zukunftsweisender Beruf, da der Beratungsbedarf der Unternehmen immer höher wird und wir diese Nische als Steuerkanzlei optimal besetzen.

🖥️ Arbeite mit uns und KI!

Unsere Mitarbeiter nutzen eine Vielzahl von Tools, darunter Microsoft Copilot und ChatGpt. Wir sind stets auf der Suche nach innovativen Produkten, um unsere KI-Expertise weiter auszubauen.

Du hast noch offene Fragen

zur Stelle oder zu VIRA als Arbeitgeber?

Dann ist Chantal Busse deine perfekte Ansprechpartnerin.

Sende deine Fragen entweder per E-Mail an [email protected]

oder greif zum Hörer unter der Telefonnummer: +49 831 52253-13

Wir freuen uns auf dich!

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Nichts für dich dabei? Vielleicht passt du ja trotzdem zu uns ins Team! Bewirb dich einfach initiativ mit deinen Fähigkeiten und komm mit uns ins Gespräch! Melde dich bei Chantal Busse unter [email protected] oder ruf an unter: +49 831 52253-13

Bei Bei VIRA kannst du Leben und Arbeit, Beruf und Familie ideal vereinen.

Wir sind ausgezeichnet als „Digitale Kanzlei 2024“ und bieten dir flexible Arbeitszeiten auf Vertrauensbasis mit der Möglichkeit, bis zu 40% deiner Zeit mobil zu arbeiten.

Bei VIRA kannst du auf deine Kolleginnen und Kollegen zählen.

Wir unterstützen uns gegenseitig und nehmen uns immer wieder die Zeit für das Miteinander, beim gemeinsamen Kochen oder bei Ausflügen, Events und Feierlichkeiten.

Bei VIRA kannst du dich wohl fühlen.

Wir legen Wert auf eine gute Atmosphäre und ein schönes Ambiente. Mit hochwertigen Büromöbeln, neuester Technik, einer voll ausgestatteten Küche, frischem Obst, kostenlosen Getränken und einer tollen Siebträger-Kaffeemaschine, die keine Wünsche offen lässt.

Our Team

Our Expert Lawyers

Sofia Young

Lead Defense Attorney

Jessica Joe

Senior Legal Advisor

Sarah Jepson

Client Relations Manager

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At VIRA Steuerberatungsgesellschaft, we believe that every case deserves to be heard with integrity and fairness. Our commitment to the truth drives our passion for justice, ensuring that your legal rights are always protected and your voice is always heard.

Truth and justice are the foundation of everything we do. We work tirelessly to uncover the facts, uphold the law, and fight for the best possible outcome for our clients. With us, you can trust that your case is in the most capable hands.